Le GAS en pratique

Hiver : Préparation

Janvier

• Information : Soirées d’information au GAS destinées à toutes les familles d’un village.

Février

• Organisation des groupements : Élaboration des listes des familles intéressées par village. Confection de groupements d’une dizaine de familles selon la périodicité des livraisons (toutes les semaines ou toutes les quinzaines), le jour ou le lieu de livraison.
• Organisation des livraisons : Chaque famille, appelée plus loin "Utilisateur du GAS" (voir "Une fonction du GAS : l’Utilisateur"), commande ses légumes à l’aide du Formulaire de commande des légumes fourni par le Producteur. Une aide est apportée aux Utilisateurs désireux. Chaque Utilisateur détermine également les dates où il ne veut pas être livré en fonction de ses vacances.

Mars

• Organisation de la production : Le Producteur (voir "Une fonction du GAS : le Producteur") réalise ses plans de culture ainsi que les semis et les plantations en fonction des commandes.
• Réunion d’organisation : Chaque groupement se réunit avant le début des livraisons afin de faire connaissance, d’élire un "Responsable de la communication" (voir "Une fonction du GAS : Le Responsable de la communication") et un "Responsable aux comptes" (voir "Une fonction du GAS : Le Responsable aux Comptes"), de structurer la méthode de répartition... Le "responsable de la communication" communique au producteur le lieu, le jour, l’heure et la fréquence souhaités pour les livraisons de son groupement.
• Acompte et compte en banque : Le "responsable aux comptes" de chaque groupement ouvre un compte sur lequel chaque Utilisateur pourra verser mensuellement un montant fixe qui est fonction des commandes. Ce montant est calculé par le "Responsable aux comptes", pour chaque Utilisateur.
• Organisation des répartitions : Le responsable de la communication envoie à tous les Utilisateurs de son groupe, un document avec l’ensemble des dates de livraison afin que chaque Utilisateur puisse proposer les dates auxquelles il est disponible pour répartir les légumes (2 à 3 dates par Utilisateur par saison pour toujours avoir deux personnes à la répartition, nombre jugé optimal par expérience).

Printemps/Été : Fonctionnement de routine

D’avril à novembre

• Livraison : Le producteur livre les légumes en vrac au lieu convenu lors de la réunion d’organisation. Chaque Utilisateur reçoit 7 sortes de légumes différents qui sont fonction de sa commande. La quantité de légumes livrés est fonction des commandes et correspond à 12 portions de légumes pour les groupements livrés toutes les deux semaines.
• Répartition : Le producteur joint à la livraison le détail de la répartition des légumes pour chacun des Utilisateurs. Les deux personnes concernées par la répartition (voir "Une fonction du GAS : le Répartiteur") réceptionnent les légumes au lieu et à l’heure convenus avec le Producteur. Tous les Utilisateurs du groupement auront préalablement fourni une caisse avec leur nom afin que les Répartiteurs puissent directement y placer les légumes.
• Réception des légumes : Tous les Utilisateurs viennent chercher leur caisse contenant leurs légumes au moins une heure après l’heure de répartition afin de laisser aux Répartiteurs le temps de répartir dans le calme.
• Calcul du montant dû pour une livraison : Le Producteur envoie par mail au Responsable aux comptes du groupement le détail de la répartition des légumes pour l’ensemble des Utilisateurs du groupement. Le Responsable aux comptes, à l’aide du détail de la livraison, calcule grâce au programme de calcul fourni le montant dû par chaque Utilisateur pour les légumes reçus. Le responsable aux comptes envoie par mail aux autres Utilisateurs du groupement le montant dû.
• Communication avec le producteur : Le Responsable de la communication est tenu informé par le producteur de l’avancée de ses récoltes et le communique aux autres membres. Le Responsable de la communication relaie au producteur les éventuelles remarques ou suggestions des familles membres. Le Producteur communique également sur son travail au travers de son site.
• Gestion des problèmes : Si un problème survient lors d’une livraison, d’une répartition ou du payement, le Responsable de communication en est averti et en informe les personnes concernées. Si aucune solution n’a pu être mise en place, il provoque une réunion avec l’ensemble du groupe afin de solutionner le problème en bonne entente avec tous les Utilisateurs du groupement.

Automne : Finalisation

Novembre

• Calcul de la somme due pour l’ensemble des livraisons : Le Responsable aux comptes fait, pour chaque Utilisateur, la somme de l’ensemble des montants dus pour les légumes reçus à l’aide du programme de calcul fourni et soustrait à cette somme l’ensemble des acomptes déjà reçus.
• Payement du solde dû : Le Responsable aux comptes du groupement envoie par mail le montant à payer par chaque Utilisateur. Les Utilisateurs payent le solde dû dans la quinzaine.

Décembre

• Réunion d’évaluation  : Le Responsable de la communication organise une réunion d’évaluation de la saison écoulée afin d’entendre les desiderata de chacun et d’améliorer le système.